Az alapbeállítások meghatározása és beállítása

2023.09.03 09:31
Minden ügyviteli szoftver bevezetésének a célja egy korszerű, egységes és integrált rendszer üzemeltetésének elindítása az előre meghatározott határidő betartásával a jelenleg használt szoftver megoldások helyett. Kezdeti fázisban kiemelt feladatok közé tartozik a törzsadatok rögzítése, árazás és a credit kezelés, amelyek bevezetésekor az igényeket teljesen lefedő funkcionalitást kell kialakítani. Az Logzi ERP rendszer a fentiek célok megvalósítása mellett elősegíti az adatok biztonságos tárolását, megőrzi azok konzisztens voltát, és szükség esetén redundanciáját.

Mielőtt belekezdünk, érdemes tisztán látni a szoftverkörnyezettel kapcsolatos kérdésekben:
  • Milyen jelenlegi rendszerről illetve rendszerekről kell átállni, az adatokat migrálni?
  • Milyen más rendszerrel kell az Logzi ERP-t összekötni (pl. külső CRM rendszer, szerződésnyilvántartó rendszer). Milyen irányú a kapcsolatot kell kiépíteni és milyen adatokat szinkronizálni?
  • Amennyiben több cég fog Logzi ERP-t használni, az egyes rendszerek közt szükséges-e valamilyen összekötés, adatcsere kiépítése (pl. közös cikktörzs, cégcsoporton belüli rendelések szinkronizálása, cégcsoporton belüli készletek láthatósága stb.)
  • Szükséges-e adatcsere beállítása (pl. rendelések, árak, készletinformációk) más cégekkel?

A szoftvert sok eltérő területen tevékenykedő cég használja, így egyes beállítások nem mindenki számára releváns. Ennek ellenére még is azt tanácsoljuk, hogy az alábbi lépéseket fentről lefele haladva, egymást követően érdemes végig venni.

Milyen fizetési módokat fogunk használni?
A beállítások között szabadon bármilyen fizetési módokat felvehetünk, a rendszer telepítésekor néhány alap fizetési módozatot beállít. Célszerű redukálni, illetve bővíteni az általunk használatos opciókra. Fontos, hogy az egyes fizetési módokhoz X nap eltolásokat is tudunk rögzíteni, például 30 napos fizetés esetén a könnyebbséget jelent, ha megadjuk a 30 napos eltolást a megnevezés mellett.

Milyen pénznemeket, devizákat fogunk használni?
A beállítások között szabadon bármilyen devizákat felvehetünk, a rendszer telepítésekor néhány alap devizát beállít. Célszerű redukálni, illetve bővíteni az általunk használatos opciókra. Kezdésnél nagyon fontos, hogy megadjunk alap devizát, a rendszer telepítéskor a HUF -ot jelöli meg. Ehhez képes a rendszer minden nap árfolyamot kérdez le, automatikusan.

Gazdálkodó szervezet beállítása
A rendszer beállítások között találjuk a cég adatokat, mely a Gazdálkodó szervezetet hivatott paraméterezni. Megadhatunk megnevezést (pl: Minta Kft.), adószámot, szállítási és számlázási címeket és munkatársak adatait.

Gazdálkodó szervezett Magyarországi adószámmal
A Nemzeti adó és vámhivatal egy ideje már kötelezővé teszi az Online számla adatszolgáltatás gépi beküldését, szoftverünk e feladatot automatikusan elvégzi amennyiben beállítjuk. Ehhez a rendszer beállítások között a NAV jelentés opció alatt a megadott mezőket kell kitölteni az API kapcsolathoz szükséges információkkal.

Gazdálkodó szervezetet munkatársai
A rendszer beállítások között biztosítunk lehetőséget a munkatársak rögzítésére, jogosultságokkal. Ezzel biztosítva az egyes részfolyamatok és elkülönítését, a bizonylatok nyomon követhetőségét és a számonkérhetőségét. Minimálisan javasoljuk egy Rendszergazda/IT vezető teljes hozzáférését, pénzügyes, rendeléskezelő és raktári munkatárs leválasztását, szabályozását.

Gazdálkodó szervezet szállítási és számlázási címe
A rendszer beállítások között lehetőségünk van a székhelyünk és különböző telephelyeink megadására. Célszerű minden telephelyünket, boltunkat felrögzíteni, így az egyes bizonylatok követhetőek, ellenőrizhetőek lesznek.

Raktárak és telephelyek
A Raktárkezelés menüpontban felvehetünk tetszőleges számú raktárat és telephelyet. Célszerű már az elején beállítani, ha fizikailag több telephelyen működünk. Így az egyes bizonylatokat és az azon felvett termékeket pontosan tudjuk követni.

Tárhelyek és helykódok
Minden telephelyhez egyedi helykód mátrixot hozhatunk létre, ezzel segítve a be és kivételezési folyamatokat. Az áruk eloszlását, betárolását és a termékek pontos helyének a beazonosítását. Habár a szoftverben bármikor szabadon módosíthatóak a tárhelyek és helykód, mégis ha van lehetőségünk már az elején célszerű felrögzíteni az adatokat ezzel is csökkentve a későbbi többlet munkát.

Partnertörzs és ügyfelek adatai
A törzsadatok főmenüben találjuk a partnertörzset, melyhez import funkciót is biztosítunk. Megadott sémát feltöltve, a rendszer feldolgozza a fájl-t és rögzíti a partner adatokat, kapcsolattartókat és címeket egy adott ügyfél alatt.

Termék kategóriák
A rendszer beállítások között találjuk a termék kategóriák menüpontot. Érdemes átgondolni, hogy termékeinket milyen kategóriák köré szervezzük. A kategóriák biztosítanak automatikus VTSZ szám feltöltést a termék rögzítésekor.

Termékek és szolgáltatásokat
Törzsadatok közé tartozik a tevékenységünkhöz kapcsolódó termékek és szolgáltatások felvétele. Rendszerünk szigorú termék követést biztosít, ennek előfeltétele a termékek rögzítése. Ezt követően lehet csak bizonylatokat és raktári mozgásokat eszközölni.

Interfész beállítások
A személyes beállítások között módosíthatjuk a hozzáférésünkhöz kapcsolód interfészeket. Igény esetén a vizuális felületen gyors betekintő ablakokat tudunk aktiválni, úgy mint tétel, kapcsolódó bizonylatok vagy helykódok. Az opció segítheti a gyorsabb munkavégzést adott területen dolgozó felhasználóknak.

Fontos megjegyezni, hogy a fenti beállítások csak a legfontosabb paraméterezésekre igyekszik felhívni a figyelmet. Ezen opciókon kívül számos extra lehetőség, opció és segéd adat rendelkezésre áll. A teljes funkció listát a szoftverhez kapcsolódó dokumentációban találjuk.

Vedd fel a kapcsolatot velünk

Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!

Segítségre van szükséged?

Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre

Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!

Próbáld ki 10 napig ingyen, kockázatok és kötöttségek nélkül!